Het gebeurt iedereen natuurlijk wel eens. In een situatie met haast spreek je elkaar snel via de telefoon. Het probleem wordt uitgelegd, je vertelt wat jij kan betekenen in dit geval en je hebt het over de kosten van de werkzaamheden. De prijs die je noemt is excl btw, maar blijft dat hangen in het gesprek? Is het wel naar voren gekomen in het gesprek. Ik ging er in dit geval vanuit omdat de opdrachtgever ook een bedrijf was (eigenlijk werk ik alleen maar voor bedrijven) dus dan is het B2B en is exclusief BTW de standaard. Maar na het opsturen van de factuur viel die toch even tegen bij de opdrachtgever. En dat snap ik dan wel weer, het bedrag valt toch ineens 21% duurder uit dan gedacht. Dat is voor de opdrachtgever niet leuk, maar ook voor de eerste kennismaking met mijn bedrijf niet fijn om te horen. Dus de vraag is eigenlijk, moet je nu wel of geen prijsstelling met BTW op je site zetten.

Voor webwinkels zijn veel bronnen er heel stelling over. Als je aan particulieren levert dan moet je de prijs incl btw vermelden. Een particulier kan de BTW niet terugvorderen en derhalve moet je als verkoper ook duidelijk de prijs incl BTW communiceren. Als je alleen maar levert aan bedrijven (zoals organisaties als Sligro, Makro of Office Center) dan is het weer andersom, dan heb je het altijd over de prijs excl BTW. Een grijs gebied is als een bedrijf grotendeels levert aan bedrijven en af en toe aan particulieren, want ergens moet je dan wel aan de particulieren duidelijk maken dat het excl BTW is of aan de bedrijven dat het incl BTW is. Voor beide gevallen is dat verwarrend, want één van de twee groepen moet gaan rekenen.

Wat nu? Goede vraag, ik ben er nog niet uit. Ik heb nog eens goed naar mijn eigen site gekeken en ik heb inderdaad vermeld staan dat de prijzen excl BTW zijn en ik richt mij in mijn werkzaamheden ook op de B2B markt. Maar zeker met bijvoorbeeld de Kleine Ondernemers Regeling die sinds 2020 speelt is het een extra uitdaging. Dit zijn ondernemers die niet meer BTW plichtig zijn, maar het ook niet meer kunnen terugvorderen. Voor deze ondernemers is de incl prijs mogelijk veel interessanter dan de excl prijs. Volgens mij zijn we hier nog niet over uit, maar een aandachtpuntje is het zeker.

Toen ik jaren geleden mijn bedrijf startte heb ik al snel een boekhouder in de hand genomen. Want, hoewel ik ergens in het verleden ook een economische opleiding heb gedaan, is dat niet mijn forte merkte ik al snel. En een boekhouding doen voor een vereniging is geen probleem, maar bij mijn bedrijf (en zeker in de opstartfase) zag ik dat met de belastingen en BTW niet zitten. Het was makkelijk om alle facturen en bonnen ieder jaar te verzamelen en maar weg te brengen. Maar dit jaar heb ik het roer omgegooid.

Het ging goed met mijn boekhouder, ze werden een accountant en ze groeiden als een malle. Van nog geen 10 mensen door naar ruim 40 man en ik was inmiddels een kleine speler in hun klantenbestand geworden. Ruim 15 jaar heb ik dankbaar gebruik van ze gemaakt om mijn boekhouding te doen en daar heb ik geen dag spijt van gehad. Maar met een groeiend bedrijf kwam er bij mij ook een extra kostenplaatje bij. Want de dienstverlening werd door de tijd heen een stuk duurder en toen ik twee jaar geleden mijn factuur kreeg schrok ik toch wel even. Ik was lui geworden en zij deden alles voor mij. En met al dat werk en de controles daarop bracht een prijskaartje met zich mee.

Dus een mooi moment om eens stil te staan wat mijn keuzes waren en wat ik daaraan kan doen. Want ik mag niet klagen over mijn werk, maar de kosten begonnen bijna ¼ van mijn omzet weg te eten. Dus ik wilde hierop actie ondernemen. Bij het begin maar beginnen en ik zou niet alles meer wegbrengen, maar zoveel mogelijk zelf invoeren en de uiteindelijke controle wil ik nog uitbesteden. Veel pakketten bekeken en onderzocht wat de verschillende mogelijkheden zijn. En uiteindelijk uitgekomen bij MoneyMonk. Wat voor mij een hele fijne oplossing was omdat ik:

• In de dienstverlening zit (en geen voorraad bij hou)
• Voornamelijk uren doorbereken behorende bij projecten
• Maar een beperkte hoeveelheid periodieke facturen heb
• Facturen via pdf kan sturen naar mijn klanten (binnen MoneyMonk)

In de Moneymonk omgeving kan ik mijn zakelijke rekening inlezen, net als mijn Mollie account en daarmee krijg ik op dagelijkse basis een basisinzicht in mijn financiën en kan ik er gelijk boekstukken van maken. Bij de onboarding heb ik samen met een medewerker van Moneymonk kunnen kijken naar mijn boekhouding zoals ik die had ingericht en konden ze me snel wat tips geven over de aanpak. En doordat alles binnen de omgeving wordt afgehandeld kan mijn boekhouder inloggen en zelf ook kijken. Of ik kan exportfiles maken die voor hem gelijk inzichtelijk zijn en overzicht geven. Uiteindelijk heb ik nu meer controle en inzicht in mijn financiën gedurende het jaar en kan ik kort schakelen met mijn boekhouder. Wat heel fijn is en een stevige besparing oplevert in mijn kosten.

Wil je meer weten over Moneymonk, kijk dan hier. En gebruik je deze link dan krijg je het eerste jaar een mooie korting op de kosten. En ik hou er een mooie bol.com kaart aan over!

Recentelijk kreeg ik van een klant een mooie vraag. Of ik zijn oude website wilde updaten naar de nieuwe versie. Dit klinkt als een simpele vraag en vaak is dit ook op een ‘makkelijke’ manier te doen. Platformen zoals een Drupal, Joomla of het bekende Wordpress zorgen er tegenwoordig voor dat je makkelijk(er) kan updaten naar de laatste versie. Daarmee zorgen ze voor een lage drempel en betere veiligheid voor het platform. Dus waarom was dit dan zo’n mooie vraag. Nou, het was niet zomaar een update, maar het Joomla systeem wat er nu draaide was geïnstalleerd in januari 2012. En de support voor die versie was gestopt in december 2014. Op zich hoeft dat geen probleem te zijn qua veiligheid, maar omdat het een zogenaamde “major update” betrof betekent het dat de structuur van het platform veranderd was. Dus niet alle plugins konden zomaar overgezet worden. Sterker nog, een aantal plugins waren in 2015 of 2016 beëindigd. Dus dat was een mooie uitdaging wat ik in de volgende stappen heb uitgevoerd.

1. In overleg met de klant bepalen wat er overgezet kan en moet worden
2. De overbodige of gestopte componenten deïnstalleren
3. Testen draaien om in 3 tussenstappen de update te draaien naar de laatste versie
4. Nieuwe componenten installeren
5. Testen van de testomgeving
6. Installeren in een test omgeving op de server
7. Samen met de klant de omgeving inrichten
8. Live zetten

En uiteindelijk is de upgrade gelukt en is de klant bij de nieuwe versie. Het was een bijzonder avontuur en ik heb er veel van mogen leren. Zeker het belang van werken met goede backups in een afgesloten test omgeving. Want hoewel de upgrades van naar meestal heel soepel gaan (en uitgebreid getest zijn door de ontwikkelaars) is een upgrade van 2.5.28 naar 3.9.12 best een stevig onderneming die op de testserver een mooie lijst aan fouten opleverde. Maar ook die hebben we allemaal af kunnen vinken! Want ja, krakende wielen lopen het langst, maar als je er dan nieuwe bandjes onderzet moet je ook de ophanging vervangen :D

Image by Tumisu - pixabay license

Je bedrijf bestaat al wat langer en je komt erachter dat je eerste bedrijfsnaam de lading al niet meer dekt. Of je bent klaar met je bedrijf en besluit het bedrijf af te ronden. In het eerste geval komt er een nieuwe bedrijfsnaam en waarschijnlijk ook een nieuwe domeinnaam. In het tweede geval stopt je met je bedrijfsnaam en zeg je dus ook je domeinnaam op. Maar wat gebeurt er met de vrijgekomen domeinnaam nadat je hebt opgezegd? En hoe fraudeurs daar nu gebruik van maken!

Dus de domeinnaam is opgezegd. Wat er nu technisch gebeurd is dat je hostingpartij aangeeft bij de SIDN (Stichting Internet Domeinregistratie Nederland / www.sidn.nl) dat de domeinnaam vrijgegeven mag worden. Vervolgens blijft de domeinnaam nog een korte tijd beschermd staan (40 dagen waarin de domeinnaam in quarantaine staat en jij hem al enige nog weer kan claimen) en daarna kan iedereen de domeinnaam claimen en zijn eigen website daar gaan bouwen.

In veel gevallen zal dat geen problemen opleveren, maar er is een nieuwe manier van fraude aan het starten. Jeugdzorg Utrecht kwam daar op een vervelende manier achter. De organisatie was van naam gewisseld en hun oude domeinnaam ‘weggegooid’. Een fraudeur heeft die domeinnaam na 40 dagen weer geclaimd en een kopie van hun oude website erop gezet en de e-mailadressen die hij kon vinden weer ‘geactiveerd’. En bij gevolg kreeg hij toegang tot patiëntendossiers die doorgestuurd werden naar het ‘oude’ adres. En bij gevolg een enorme inbraak op de privacygegevens.

Een andere vorm zien we vaker bij webwinkels. De domeinnaam van een webwinkel wordt weer opgepakt en er wordt weer een winkel op geplaatst. Alleen de nieuwe eigenaar is niet van plan ooit te gaan leveren! Dus mensen maken geld over, maar krijgen nooit een pakje en het contactformulier werkt niet. De slimme internetgebruiker gaat googelen en komt bij jouw oude gegevens terecht en vervolgens krijg jij belletjes over je webwinkel. En ja, je kan heel goed uitleggen dat jij de domeinnaam niet meer hebt, maar voor reputatie en kopersvertrouwen is de schade al gedaan.

Moet ik dan altijd een oude domeinnaam vasthouden? Geen idee, maar denk er goed over na wat je ermee wil doen. En mogelijk wil je hem korte tijd nog achter de hand houden zodat hij doorverwijst naar de nieuwe site en anderen er geen misbruik van kunnen maken. Afhankelijk van de diensten kost een domeinnaam ergens tussen de 5 - 30 euro per jaar om geregistreerd te blijven.